Privacy & Data Protection Notice

1. Who is responsible?

Malaysia Internship by TAPiO is operated by TAPiO Management Advisory Sdn. Bhd. We are responsible for the personal information used to run this website and the internship application process. Our address is Level 33, Ilham Tower, No. 8 Jalan Binjai, 50450 Kuala Lumpur, Malaysia.

2. Information we use and where it comes from

We receive information directly from you when you contact us, apply, email us or take part in the programme. The forms collect your name, contact details, address information and message. The application also asks about your field of study, interview contact method, use of AI, personal introduction and CV. We may receive relevant placement information from your university or a person you authorise.

Hosting and form-security services process technical information such as IP address, browser details, request time and security checks. Programme stories, photographs and videos may include participants’ names, images and experiences.

Please provide only information relevant to your enquiry or application. Do not upload identity documents, medical records, banking details or confidential material at this stage. If you are under 18, contact us with a parent or guardian before applying.

3. Why we use it

We use your information to answer enquiries, assess internship applications, arrange interviews, coordinate placements and university requirements, maintain programme records and keep forms and the website secure. We use relevant participant material to document programme activities. We do not sell application information or automatically add applicants to marketing lists. Application decisions are made by people.

4. Required and optional information

Fields marked with an asterisk are required by the relevant form. Without the required details or CV, we cannot receive a complete application through that form. Other information is optional. If you need an alternative way to contact us or apply, email info@malaysiainternship.my.

5. Who may receive it

Authorised team members review enquiries and applications. We use hosting, website maintenance, email and security providers to operate the service. An email notification containing submitted information and a CV link is sent to the responsible team. Downloading a CV requires an authorised WordPress reviewer account; submitting an application does not require an account. Information relevant to arranging a placement may be shared with your university or an agreed placement contact. We may disclose information where lawfully required. Access should be limited to the people who need it for the relevant purpose.

6. Storage, retention and transfers

Application records and uploaded CVs are stored through the website’s form system and may also appear in authorised team correspondence. Internship application records are normally retained for 12 calendar months from submission, with longer retention where a legal duty or an active recruitment or placement process requires it. Enquiries and programme records are retained only while needed for their purpose or an applicable obligation. A published story or photograph may remain part of the programme archive; contact us to raise a concern or request a review.

Some service providers operate internationally. Where personal information is handled outside Malaysia, we are responsible for applying the safeguards required by applicable law. No particular country of storage is promised by this notice. We use practical access and security controls, although no online transmission is completely risk-free.

7. Forms, cookies and external media

Quform supports form submission and CV uploads. Necessary form-session and security technologies help maintain a submission and prevent abuse. Google reCAPTCHA is used on the contact and application pages; Google may process device, network and interaction information to assess abuse. Its Privacy Policy and Terms of Service apply.

Video pages offer YouTube playback. Loading a video connects your browser to Google/YouTube, which may process technical information and use its own technologies. You can read the page without loading the video or follow the clearly labelled YouTube link instead. Our website offers optional Matomo analytics, described below. We do not add advertising trackers. External social-media links take you to services with their own privacy rules. Your browser can control cookies, but blocking necessary functions may prevent a form or video from working.

Optional website analytics: Matomo

If you choose Allow analytics, we use Matomo through clients.dmni.com/statistics/ to understand which pages people visit and which public links they use. The service receives technical information such as the visited page address, referrer, browser, device and IP address. Matomo may use first-party analytics cookies to recognise return visits.

The analytics script and tracking requests are not loaded before you allow analytics. Choosing Decline analytics leaves the website, forms and internship applications available. Use Analytics preferences in the footer to change or withdraw your choice. We remember your preference on this browser for up to six months.

Page addresses and referrers sent by this integration exclude query strings and fragments. We do not send application answers, CV contents or a WordPress user ID to Matomo. Links inside the contact/application forms and private document downloads are excluded from automatic link tracking. Matomo is not added to WordPress administration, login or preview pages, or visits made while signed into WordPress.

Analytics are used to improve the website, not to make recruitment decisions. Analytics records are kept only while needed for that purpose or an applicable obligation. The same privacy contact and rights described in this notice apply. This integration uses ordinary page and link measurement; it does not enable form analytics, heatmaps or session recording.

8. Your choices, requests and complaints

You may ask for access to or correction of your information, ask us to limit its use, withdraw consent where consent applies, or request deletion where appropriate. Some requests are subject to legal exceptions or information needed for an active process. Withdrawing information needed for assessment may mean we cannot continue your application. We may need proportionate evidence of identity to handle a request safely.

You may also request a direct transfer of your personal information to another data controller by writing to us electronically, subject to technical feasibility and compatible formats. You may ask us to stop using your information for direct marketing. If a personal-data incident occurs, we will assess it and make notifications to the Commissioner and affected individuals where required by applicable law.

Contact our Privacy Contact at inquiry@tapio.my, telephone +60 (3) 4043 6090, or the postal address above. Tell us which enquiry, application or page your request concerns. You may also raise an unresolved concern with Malaysia’s Personal Data Protection Commissioner. We update this notice when relevant processing changes and show the revision date above.

Notis Privasi dan Perlindungan Data

1. Pihak yang bertanggungjawab

Malaysia Internship by TAPiO dikendalikan oleh TAPiO Management Advisory Sdn. Bhd. Kami bertanggungjawab terhadap maklumat peribadi yang digunakan bagi laman ini dan proses permohonan latihan industri. Alamat kami ialah Level 33, Ilham Tower, No. 8 Jalan Binjai, 50450 Kuala Lumpur, Malaysia.

2. Maklumat dan sumbernya

Kami menerima maklumat terus daripada anda melalui borang, e-mel, pertanyaan atau penyertaan dalam program. Borang mengumpulkan nama, butiran hubungan, maklumat alamat dan mesej. Borang permohonan turut meminta bidang pengajian, kaedah hubungan untuk temu duga, penggunaan AI, pengenalan diri dan CV. Maklumat penempatan yang berkaitan boleh diterima daripada universiti atau orang yang anda benarkan.

Penyedia pengehosan dan keselamatan borang memproses maklumat teknikal seperti alamat IP, butiran pelayar, masa permintaan dan semakan keselamatan. Cerita, gambar dan video program boleh mengandungi nama, imej dan pengalaman peserta.

Sila berikan maklumat yang berkaitan sahaja. Jangan muat naik dokumen pengenalan, rekod perubatan, butiran bank atau bahan sulit pada peringkat ini. Jika anda berumur di bawah 18 tahun, hubungi kami bersama ibu bapa atau penjaga sebelum memohon.

3. Tujuan penggunaan

Kami menggunakan maklumat untuk menjawab pertanyaan, menilai permohonan, mengatur temu duga, menyelaras penempatan dan keperluan universiti, menyelenggara rekod program serta menjaga keselamatan borang dan laman. Bahan peserta yang berkaitan digunakan untuk merekodkan aktiviti program. Kami tidak menjual maklumat permohonan atau memasukkan pemohon secara automatik ke dalam senarai pemasaran. Keputusan permohonan dibuat oleh manusia.

4. Maklumat wajib dan pilihan

Medan bertanda asterisk diwajibkan oleh borang berkenaan. Tanpa butiran wajib atau CV, kami tidak dapat menerima permohonan lengkap melalui borang tersebut. Maklumat lain adalah pilihan. Untuk cara lain menghubungi kami atau memohon, e-mel info@malaysiainternship.my.

5. Penerima maklumat

Ahli pasukan yang diberi kuasa menyemak pertanyaan dan permohonan. Kami menggunakan penyedia pengehosan, penyelenggaraan laman, e-mel dan keselamatan. Pemberitahuan e-mel yang mengandungi maklumat yang dihantar serta pautan CV dihantar kepada pasukan bertanggungjawab. Muat turun CV memerlukan akaun penyemak WordPress yang diberi kuasa; penghantaran permohonan tidak memerlukan akaun. Maklumat penempatan yang berkaitan boleh dikongsi dengan universiti anda atau pihak hubungan penempatan yang dipersetujui. Pendedahan juga boleh dibuat jika dikehendaki secara sah. Akses hendaklah dihadkan kepada mereka yang memerlukannya bagi tujuan berkenaan.

6. Penyimpanan dan pemindahan

Rekod permohonan dan CV disimpan melalui sistem borang laman dan boleh terkandung dalam surat-menyurat pasukan yang diberi kuasa. Rekod permohonan latihan industri lazimnya disimpan selama 12 bulan kalendar dari tarikh penghantaran. Tempoh lebih lama boleh diperlukan oleh kewajipan undang-undang atau proses pengambilan atau penempatan yang masih aktif. Pertanyaan dan rekod program disimpan selagi diperlukan bagi tujuannya atau kewajipan yang berkenaan. Cerita atau gambar yang diterbitkan boleh kekal dalam arkib program; hubungi kami untuk mengemukakan kebimbangan atau meminta semakan.

Sesetengah penyedia perkhidmatan beroperasi di peringkat antarabangsa. Jika maklumat dikendalikan di luar Malaysia, kami bertanggungjawab melaksanakan perlindungan yang diwajibkan oleh undang-undang yang terpakai. Notis ini tidak menjanjikan negara penyimpanan tertentu. Kami menggunakan kawalan akses dan keselamatan yang praktikal, namun penghantaran dalam talian tidak bebas daripada semua risiko.

7. Borang, kuki dan media luar

Quform menyokong penghantaran borang dan muat naik CV. Teknologi sesi borang dan keselamatan yang perlu membantu mengekalkan penghantaran dan mencegah penyalahgunaan. Google reCAPTCHA digunakan pada halaman hubungan dan permohonan. Google boleh memproses maklumat peranti, rangkaian dan interaksi untuk menilai penyalahgunaan. Dasar Privasi dan Syarat Perkhidmatan Google terpakai.

Halaman video menawarkan main balik YouTube. Memuatkan video menghubungkan pelayar anda dengan Google/YouTube, yang boleh memproses maklumat teknikal dan menggunakan teknologinya sendiri. Anda boleh membaca halaman tanpa memuatkan video atau menggunakan pautan YouTube yang dilabelkan. Laman kami menawarkan analitik Matomo pilihan seperti yang diterangkan di bawah. Kami tidak menambah penjejak pengiklanan. Pautan media sosial membawa anda ke perkhidmatan yang mempunyai peraturan privasi sendiri. Pelayar anda boleh mengawal kuki, tetapi menyekat fungsi yang perlu boleh mengganggu borang atau video.

Analitik laman pilihan: Matomo

Jika anda memilih Allow analytics, kami menggunakan Matomo melalui clients.dmni.com/statistics/ untuk memahami halaman yang dikunjungi dan pautan awam yang digunakan. Perkhidmatan ini menerima maklumat teknikal seperti alamat halaman, perujuk, pelayar, peranti dan alamat IP. Matomo boleh menggunakan kuki analitik pihak pertama untuk mengenali kunjungan semula.

Skrip analitik dan permintaan penjejakan tidak dimuatkan sebelum anda membenarkan analitik. Pilihan Decline analytics tidak menjejaskan laman, borang atau permohonan latihan industri. Gunakan Analytics preferences di pengaki untuk mengubah atau menarik balik pilihan. Pilihan pelayar anda diingati sehingga enam bulan.

Alamat halaman dan perujuk yang dihantar tidak merangkumi rentetan pertanyaan atau fragmen. Kami tidak menghantar jawapan permohonan, kandungan CV atau ID pengguna WordPress kepada Matomo. Pautan dalam borang dan muat turun dokumen peribadi dikecualikan daripada penjejakan pautan automatik. Matomo tidak ditambah pada halaman pentadbiran, log masuk atau pratonton WordPress, atau kunjungan semasa pengguna telah log masuk ke WordPress.

Analitik digunakan untuk menambah baik laman, bukan untuk membuat keputusan pengambilan. Rekod disimpan selagi diperlukan bagi tujuan ini atau kewajipan yang terpakai. Hubungan privasi dan hak dalam notis ini turut terpakai. Integrasi ini mengukur halaman dan pautan biasa; ia tidak mengaktifkan analitik borang, peta haba atau rakaman sesi.

8. Pilihan, permintaan dan aduan

Anda boleh meminta akses atau pembetulan maklumat, meminta penggunaan dihadkan, menarik balik persetujuan apabila persetujuan terpakai, atau meminta pemadaman apabila sesuai. Permintaan tertentu tertakluk pada pengecualian undang-undang atau keperluan proses yang masih aktif. Penarikan maklumat yang diperlukan untuk penilaian mungkin menyebabkan permohonan tidak dapat diteruskan. Kami mungkin memerlukan bukti identiti yang berkadar untuk mengendalikan permintaan dengan selamat.

Anda juga boleh meminta pemindahan terus maklumat peribadi kepada pengawal data lain dengan menghubungi kami secara bertulis melalui saluran elektronik, tertakluk pada kebolehlaksanaan teknikal dan keserasian format. Anda boleh meminta kami menghentikan penggunaan maklumat untuk pemasaran langsung. Jika berlaku insiden data peribadi, kami akan menilainya dan membuat pemberitahuan kepada Pesuruhjaya serta individu yang terjejas apabila diwajibkan oleh undang-undang yang terpakai.

Hubungi Pegawai Hubungan Privasi kami melalui inquiry@tapio.my, telefon +60 (3) 4043 6090 atau alamat pos di atas. Nyatakan pertanyaan, permohonan atau halaman yang berkenaan. Kebimbangan yang belum selesai juga boleh dikemukakan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia. Notis dikemas kini apabila pemprosesan yang berkaitan berubah; tarikh semakan ditunjukkan di atas.